Conoce 5 aspectos para conseguir oficinas de dirección de proyectos de clase mundial

Una oficina de dirección de proyectos (PMO) enfocada y adaptada para lograr los objetivos de las empresas y organizaciones es clave en el actual escenario económico. Ir más allá de la ejecución táctica de proyectos y realizar una gama más amplia de actividades que impulsen el valor a nivel estratégico de las empresas, son dos de las características de las PMO que pueden elevar el nivel de dirección de proyectos de las empresas y organizaciones.

Durante el PMO Day, desarrollado con el respaldo del PMO Global Alliance y Project Management Institute; Américo Pinto, fundador y CEO de PMO Global Alliance y Ricardo Triana, director ejecutivo de PMI Latinoamérica, trataron sobre la evolución de las PMO de cara al 2030.

De acuerdo con Américo Pinto, las PMO eficientes adoptan nuevas tecnologías, se centran en la cultura de equipo y ayudan a convertir a los líderes de proyectos en embajadores de la creación de valor. «Ahora más que nunca, la capacitación y certificación en habilidades de dirección de proyectos son fundamentales para PMOs sólidas, proyectos exitosos y valor empresarial duradero. Invertir en esta área equipa a la fuerza laboral con las herramientas necesarias para enfrentar desafíos y alcanzar el éxito en un entorno empresarial complejo y tecnológico. Es un compromiso estratégico para un crecimiento sostenible y una ventaja competitiva en el mercado global”, comentó el experto, y explicó los aspectos comunes entre las PMO más exitosas del mundo, cuya aplicación llevaría a las oficinas de dirección de proyectos locales a un siguiente nivel:

1. Ser flexible y adaptable: deben ajustarse a la empresa y no al revés. Es necesaria la adaptabilidad para atravesar y solucionar las situaciones particulares de cada empresa.

2. No creer en “píldoras mágicas”: no existen soluciones estandarizadas que se apliquen exitosamente en todas las empresas por igual, sino que se deben diseñar soluciones personalizadas, tomando en cuenta que la empresa es única, al igual que su oficina PMO y que están en un permanente ciclo de cambio.

3. Comprender la importancia del reconocimiento por parte de la empresa: es importante que la PMO tenga una buena reputación dentro de la organización, la cual debe sustentarse en logros actuales. Solo así garantizará su supervivencia y podrá ver resultados futuros. 

4. Tomar en cuenta el nivel de madurez de la compañía: debe ejecutar acciones tomando en cuenta si se trata de una empresa naciente o una en etapa de madurez. En este sentido las empresas pueden asemejarse a las personas, las empresas jóvenes necesitan más acompañamiento y asesoría, mientras que las maduras ya cuentan con experiencia y pueden tener un poco más de autonomía.

5. Entender que el éxito pasado no asegura el éxito futuro: las estrategias deben estar diseñadas para que los resultados actuales sean sostenibles en el tiempo.

“xMO”, LA EVOLUCIÓN DE LAS PMO DE CARA AL 2030

Por su parte, Ricardo Triana abordó el tema de la evolución de las PMO durante la conferencia, tomando como base el reporte “La evolución de las PMOs: aportando valor mediante las xMOs”, que incluye los resultados de una encuesta global realizada entre PMI y PwC, la cual tuvo una muestra mayor a 4 mil entrevistados que trabajan en una oficina de dirección de proyectos y entrevistas en profundidad con 12 expertos en PMO, transformación y entrega de valor de todo el mundo.

Triana explicó que actualmente se utiliza el término xMO como una nueva forma de nombrar a las PMO avanzadas, orientadas a la entrega de valor. «Una xMO se distingue por su flexibilidad, mentalidad de apoyo y perspicacia estratégica», detalló.

La mentalidad de la xMO tiene un enfoque casi obsesivo en cuanto a la forma cómo debe apoyar a la organización. Los 4 atributos de la xMO son que están centradas en las personas y la cultura de apoyo, que son flexibles y adaptables, y que están alineadas con la estrategia.

“Las futuras xMOs tendrán un papel importante que desempeñar para ayudar a guiar a los equipos de entrega hacia los objetivos estratégicos generales de la organización. Además, las xMO pueden ayudar a implementar y entrenar a los equipos en el uso de marcos de establecimiento de objetivos, como objetivos y resultados clave (OKR)”, explicó el director ejecutivo de PMI Latinoamérica.

Asimismo, destacó que las PMO evolucionadas tienen una mayor presencia en la sala de juntas al trabajar con la alta dirección para alinear eficazmente los proyectos con la estrategia de la organización y centrarse en los resultados clave que realmente importan a la organización.