Cuatro beneficios de utilizar inteligencia artificial en la gestión documental de empresas

En un mundo cada vez más digitalizado, la correcta gestión de documentos sigue siendo uno de los mayores desafíos para las empresas peruanas. La falta de sistemas eficaces para organizar, almacenar y acceder a los archivos de una organización puede generar pérdidas significativas de tiempo y recursos. De hecho, en la actualidad, el 73% de los trabajadores invierten entre 1 a 3 horas al día buscando información o documentos específicos, lo que representa una considerable pérdida de tiempo, según una encuesta de Zapier.

Además, un estudio de Glean reveló que el 26% de los empleados han tenido que recrear documentos desde cero, solo para descubrir más tarde que esos archivos ya existían. Estos problemas no solo afectan la eficiencia, sino también el rendimiento, pues son responsables de más del 21% de la pérdida de productividad en las organizaciones, según Iron Mountain.

En este contexto, la inteligencia artificial (IA) se presenta como una solución transformadora para mejorar la gestión documental de las empresas. Esta tecnología tiene el potencial de automatizar tareas repetitivas, optimizar el almacenamiento y clasificación de archivos, y facilitar el acceso a la información. Además, garantiza mayor protección de la información, minimizando los riesgos de errores humanos y accesos no autorizados. Actualmente, el 72% de las organizaciones ya han adoptado IA en al menos una función empresarial, siendo un 22% más que en el 2023, según McKinsey.

En ese sentido, expertos de la compañía de consultoría y servicios TI, Business IT brindan cuatro beneficios de utilizar IA en la gestión documental de empresas:

1. Reducción de tiempo en la búsqueda de archivos: al automatizar la clasificación y organización de los documentos, se vuelve más rápido y sencillo encontrarlos. Con tecnologías como el procesamiento de lenguaje natural (NLP) y el aprendizaje automático (ML), la IA puede clasificar, etiquetar y organizar documentos de manera inteligente, lo que permite a acceder a la información con solo una búsqueda rápida.
2. Resumen inteligente de documentos: es una herramienta poderosa para condensar grandes volúmenes de información, extrayendo solo los puntos más relevantes y resumiéndolos de manera coherente. Esto es especialmente útil para empresas que manejan informes largos, estudios o contratos complejos. Al utilizar algoritmos avanzados, la IA identifica las ideas clave y genera resúmenes precisos, lo que facilita la toma de decisiones y mejora la productividad.
3. Minimización de errores humanos: los sistemas de IA son altamente precisos y consistentes en la clasificación de documentos. Esto reduce el riesgo de errores humanos, como la pérdida de documentos o la asignación incorrecta de categorías. Un informe de Deloitte señala que las empresas que han adoptado IA han logrado una disminución del 40% en los errores relacionados con la gestión de documentos.
4. Mayor protección de la información: contribuye a mejorar la seguridad de los documentos, gracias a sus avanzadas capacidades de detección de patrones y control de acceso. La IA puede identificar accesos no autorizados o comportamientos sospechosos, lo que ayuda a proteger la información sensible.

«Las empresas pueden reducir hasta un 50% el tiempo que tardan en resolver problemas relacionados con la búsqueda de información, esto no solo optimiza los procesos, sino que también permite responder de manera más ágil y eficiente a los desafíos diarios. La IA es, sin duda, la solución clave para transformar la eficiencia operativa y asegurar un futuro más competitivo», aseguró Paul Mera, Presales Leader – Digital Business en Business IT.