¿Cómo mejorar la productividad del personal con la automatización de tareas repetitivas de cobro y pago?

Las tareas repetitivas, como la gestión de cobros y pagos, suelen consumir una gran parte de la jornada laboral, limitando la capacidad del personal para concentrarse en funciones estratégicas que realmente impulsen el crecimiento del negocio. Sin embargo, la automatización de estas tareas está cambiando el panorama, permitiendo a las organizaciones liberar tiempo valioso, reducir errores y mejorar significativamente la productividad del equipo.

Un estudio Kashio denominado “Situación actual y perspectivas del sistema de recaudo en el mercado peruano 2023” reveló que el 90% de los encuestados asegura que la automatización de los procesos de cobranza reduce considerablemente el tiempo dedicado a tareas repetitivas y manuales, aumentando así la productividad del personal. Esto se debe a la reducción del tiempo dedicado a tareas manuales y a la reducción de errores humanos, lo que permite una gestión más eficiente.

“La automatización de tareas administrativas y financieras es clave para las empresas que buscan optimizar su rendimiento operativo. Automatizar procesos repetitivos no solo ahorra tiempo, sino que también permite que el personal se enfoque en actividades estratégicas para el negocio», comenta Harry Watson, Country Manager de Kashio. Es una forma efectiva de mejorar la eficiencia operativa y aumentar la satisfacción laboral».

Por ejemplo, en el caso de Cooperativa San Miguel, la automatización de pagos permitió una disminución del 100% en el tiempo dedicado a la conciliación de pagos, lo que liberó al personal para concentrarse en tareas más estratégicas.

Cabe resaltar que el Banco Central de Reserva del Perú informó que, en los últimos tres años, la adopción de tecnologías de automatización en el país ha crecido un 20% anual, especialmente en sectores como el comercio, la banca y las telecomunicaciones. Las empresas que han adoptado estas tecnologías han visto una reducción del 25% en el tiempo destinado a tareas manuales, lo que ha permitido una mejor redistribución de los recursos humanos.

Para las empresas que buscan optimizar su eficiencia y aprovechar al máximo los beneficios de la automatización, es esencial implementar un enfoque estratégico. Bajo ese contexto, Kashio presenta algunos consejos clave para que las organizaciones puedan adoptar esta tecnología de manera efectiva y maximizar su impacto en la productividad:

•  Identificar procesos repetitivos: es fundamental detectar qué tareas ocupan una parte considerable del tiempo del personal y pueden ser automatizadas para liberar recursos. Para identificar estos procesos en tu empresa, es recomendable mapear todas las tareas financieras, priorizar aquellas que ocupan más tiempo y analizar su potencial de automatización.

•  Elegir las herramientas adecuadas: la selección de software o plataformas de automatización depende de las necesidades específicas del negocio, la complejidad de los procesos, y el presupuesto disponible

•  Capacitar al personal: la formación es clave para que los empleados puedan aprovechar al máximo las nuevas herramientas. Antes de implementar la automatización, es importante ofrecer una capacitación completa sobre el uso de la nueva herramienta. Esto incluye mostrar cómo funciona el software, qué tareas se automatizan y cómo interactuar con los procesos automatizados.

•  Medir y ajustar continuamente: evaluar los resultados obtenidos y realizar ajustes según sea necesario garantiza que la automatización siga generando valor. A medida que se implementan nuevas tecnologías, es fundamental establecer métricas claras y procedimientos de evaluación que permitan monitorear el rendimiento y realizar ajustes según sea necesario.

La clave está en dejar atrás los procesos manuales tradicionales y adoptar soluciones tecnológicas que agilicen la gestión financiera, optimizando no sólo el trabajo diario, sino también el rendimiento general de la empresa.