Cinco consejos para emitir facturas electrónicas correctamente

En la era digital, la emisión de facturas electrónicas se ha convertido en una práctica esencial para las empresas. No solo sustituyen a las tradicionales facturas impresas, sino que también optimizan el proceso contable, reducen costos y favorecen la sostenibilidad ambiental. Sin embargo, muchas empresas aún enfrentan desafíos en su correcta implementación, lo que puede resultar en problemas fiscales y operativos.

“La facturación electrónica agiliza los procesos financieros, pero además proporciona un sustento legal y fiscal crucial para las operaciones comerciales. Por ello, es crucial entender cómo emitirlas correctamente para evitar errores que puedan derivar en sanciones o auditorías. En un panorama empresarial cada vez más digitalizado, la emisión correcta de facturas electrónicas se convierte en un pilar fundamental para el éxito y la sostenibilidad de los negocios”, afirma la especialista Dania Rodríguez Torres, docente de contabilidad y administración del Instituto Carrión.

Teniendo en cuenta ello, la docente brinda cinco consejos para emitir facturas electrónicas correctamente:

1. Verifica los datos de tus clientes: Asegúrate de usar el nombre o razón social exactamente como están registrados en la SUNAT. Verifica que el RUC de tu cliente sea válido y esté activo e incluya correctamente la dirección fiscal. Este paso es crucial para evitar rechazos y garantizar la validez legal del documento.

• Completa cuidadosamente la información exigida por la SUNAT: Cada factura debe incluir la información obligatoria según las normativas fiscales, como la descripción detallada del producto o servicio, el monto exacto a pagar y el número de RUC del emisor. Es indispensable verificar que todos los campos estén completos antes de enviar la factura.

• Respeta los plazos para la emisión de la factura: La SUNAT establece plazos específicos para emitir las facturas electrónicas, los cuales deben cumplirse estrictamente. La emisión oportuna no solo cumple con las regulaciones, sino que también mejora el flujo de caja y la gestión financiera de tu empresa.

• Implementa medidas de seguridad: Protege la integridad y confidencialidad de tus facturas electrónicas utilizando un sistema de facturación confiable y certificado. Utiliza sistemas de control de acceso seguros, implementa cifrado de datos y realiza copias de seguridad periódicas. Estas medidas protegen tu información y la de tus clientes, y también previenen fraudes y manipulaciones.

• Revisa y valida la factura antes de enviarla: Antes de enviar la factura al cliente, verifica que la misma haya sido validada correctamente por la SUNAT. Esto asegurará que cumple con los estándares legales y evitará inconvenientes posteriores, como rechazos o correcciones.

Emitir facturas electrónicas correctamente no solo garantiza el cumplimiento fiscal, sino que también optimiza la gestión interna de la empresa y mejora la relación con los clientes. Entre las principales consecuencias fiscales de no emitirlas correctamente se encuentran las multas, sanciones, pérdida de la deducción del IGV para los clientes, rechazo de facturas por la SUNAT, aumento del riesgo de auditorías fiscales y la suspensión temporal de emisión de facturas, entre otras.